Validación de Datos

Validación de Datos

Objetivos

·         Aprender a validar datos en Excel

·         Determinar el tipo de dato y rangos de validación

·         Determinar criterios de filtrado para los datos

·         Proteger hojas o celdas para restricción de ingreso de datos

Validación

Como su nombre lo indica la validación de datos nos permite que en una celda o rango de celdas solo se puedan ingresar datos que cumplan con algún criterio o condición.

Ejemplo:

Validar para las notas del ejercicio solo se puedan ingresar notas entre 0 ó 20

Para esto nos ubicamos en la pestaña Datos opción –validación de datos

Grafico 1.   Validación de datos

Marcamos las celdas a ser validadas y luego presionamos la opción validación de datos

                                       Grafico 2. Opción Validación de datos

Al presionar validación de datos, aparece el siguiente cuadro de dialogo.

                          Grafico 3. Tipo de datos para la validación

Como son las notas son de tipo de dato decimal presionamos clic en decimal, luego se activa las opciones para ingresar el valor mínimo y máximo dependiendo del rango que se tome.

Grafico 4. Rango de validación

Para nuestro ejemplo escogemos entre y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo

                         Grafico 5. Valores 0 en mínimo y 20 en máximo

Además en la pestaña de mensaje de entrada podemos ingresar mensajes de ayuda la cual se presentara cuando nos ubiquemos en las celdas validadas.

                           Grafico 6. Mensajes de ayuda

Si se requiere enviar mensajes de error también podemos personalizar dicho mensaje, hay tres tipos de estilos de error de advertencia e información.

                         Grafico 7. Personaliza el mensaje de error

En Excel quedará de la siguiente forma

                              Grafico 8. Mensajes de ayuda

Excel permite examinar la hoja y quitar duplicados en caso de ser necesarios

Si al ingresar un valor que no esté dentro del rango valido aparecerá el mensaje de error siguiente.

Grafico 9. Mensaje de error personalizado

Grafico 10. Datos de un vector

Por ejemplo si se requiere ingresar datos en un columna que no existan duplicados se puede elegir la opción quitar duplicados, previamente se selecciona las celdas a ser quitadas.

                                           Grafico 11. Quitar duplicados

Aparece el cuadro de dialogo en el cual selecciona la columna a quitar los duplicados en este caso como solo tenemos una columna presionamos aceptar.

Grafico 12. Columnas que se quitarán los duplicados

Al presionar aceptar el resultado será el siguiente:

Grafico 13. Resultado de quitar los duplicados.

FILTROS

Excel permite también la posibilidad de filtrar datos de acuerdo a algún criterio o condición.

Para esto damos un clic en la columna que se desea filtrar y no vamos a la pestaña inicio y opción filtros. 

Grafico 14. Filtros

Dado el presente cuadro filtre la columna de observación para que muestre solo los alumnos aprobados 

Grafico 15. Filtrar los alumnos aprobados

En filtro presenta las siguientes opciones:

Grafico 16. Opciones de filtrado 

Grafico 17. Filtrado por color de celda

En el filtro personalizado presenta varias opciones y la condición que debe cumplir 

Grafico 18. Filtrado personalizado

Grafico 19. Resultado del filtrado

Restringir Celdas

Para bloquear el ingreso de datos a una celda o rango de celdas, esta opción se encuentra en la pestaña de revisar.

Grafico 20. Permitir que los usuarios modifiquen rangos

Para esto se necesita marcar las celdas que no serán bloqueadas para marcar varias columnas simplemente se tiene presionado la tecla control y con el mouse presionado botón izquierdo seleccionamos varias columnas.

Grafico 21. Seleccionar varias columnas diferentes.

Vamos a restringir las columnas de promedio y observaciones para esto marcamos las columnas ord, Nombre, Nota1, Nota2, Nota3, Nota4, es decir, se selecciona las columnas que se podrán modificar.

Grafico 22. Selección de celdas para restringir ingreso de datos en las columnas Promedio y Observaciones

Luego presionamos la opción permitir que los usuarios modifiquen rangos. 

Grafico 23. Cuadro de dialogo para restringir ingreso de datos

Si se desea se crea uno nuevo para volver a marcar el rango 

Grafico 24. Rango a restringir

Como nosotros ya seleccionamos este rango no necesitaríamos entrar  a esta opción, además podemos ingresar la contraseña lo cual debemos tener siempre presente no olvidarnos ya que luego si nos olvidamos no podremos deshacer los cambios.

Presionamos aceptar y luego la opción proteger hoja, aparece el siguiente cuadro.  

Grafico 25. Marcar las dos primeras opciones y aceptar

De esta forma quedarán bloqueadas las columnas que no fueron seleccionadas

Grafico 26. Las 2 columnas quedarán bloqueadas para ingreso de datos.

Funciones

SUBTOTAL

SUBTOTALES(núm_función;valor1, valor2, ...)

Núm_función

Numero Función
1            PROMEDIO
2            CONTAR
3            CONTARA
4            MAX
5            MIN
6            PRODUCTO
7            DESVEST
8            DESVESTP
9            SUMA
10          VAR
11          VARP

Ejemplo
=subtotales(max;rango) ó

=subtotales(4,rango) el resultado será el valor máximo del rango, el número 4 reemplaza a la palabra max, pero también se puede usar, de esta forma puedo utilizar las 11 funciones indicadas
          A

1        -2
2         8
3         9
4         2
5         8
6         3
=subtotales(4;A1:A6) el resultado será 9

SUMA
=suma(rango) suma todos los valores dentro de un rango de celdas
=suma(A1:A6)  el resultado será 28

Existen variantes de la función suma una de estas es SUMAR.SI suma las celdas que cumplen con determinado criterio o condición
=sumar.si(A1:A6;8) el resultado será 16

CONTAR


Cuenta el número de celdas de un rango que contengan números

=contar(A1:A6) el resultado será 6



CONTAR.SI

Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado criterio o condición

=contar.si(A1:A6;6) el resultado será 1

Si deseo otro criterio podrá usarse de la siguiente forma “>6” ahí el resultado será 3

Esta función también puede usar textos y la condición podría ser así “ESPE” contará las celdas que contengan la palabra ESPE



CONTARA

Cuenta el número de celdas no vacías esta sirve para textos

Actividades

Escoja 5 funciones de cada uno de los tipos de funciones existentes

Adjuntar este deber a trabajo del parcial
Fecha de presentacion del trabajo del parcial es 11 de diciembre del 2009

Adelanto de Clases

Para el dia miercoles 2 de diciembre favor al curso de mercadotecnia necesito que adelantemos la hora a las 17:00 favor comunicarse a mi cel 095621266


att,


Ing. Marco Rivera